Zásady zpracování osobních údajů
My, společnost Fidurock Services, s.r.o, se sídlem Václavské náměstí 2132/47, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO 069 55 843, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 291997 (dále jen „FIDUROCK“, nebo „my“, „náš“), Vás, tedy uchazeče o zaměstnání ve skupině společnosti FIDUROCK či jiné společnosti, pro kterou FIDUROCK inzeruje pracovní pozice, kteří se přihlásili do výběrového řízení prostřednictvím naší webové stránky dostupné na https://fidurock.com/kariera nebo jiným způsobem, personalisty a přiměřeně i jejich zástupce či jiné kontaktní osoby (společně také „Vy“) tímto informujeme zejména o tom:
(i) jaké Vaše osobní údaje o Vás při naší činnosti zpracováváme;
(ii) k jakým účelům a jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme;
(iii) komu a proč Vaše osobní údaje předáváme;
(iv) odkud jsme Vaše osobní údaje získali; a
(v) jaká máte práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.
Tyto zásady jsme vydali a uveřejnili v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) za účelem splnění naší informační povinnosti správce Vašich osobních údajů dle článků 13 a 14 GDPR. Pokud k těmto zásadám budete mít jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat, například prostřednictvím e-mailové adresy gdpr@fidurock.com.
Podle povahy konkrétního zpracování může společnost FIDUROCK vystupovat ve dvojím postavení. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány v souvislosti s pracovními pozicemi obsazovanými pro samotnou společnost FIDUROCK, v takovém případě je FIDUROCK samostatným správcem. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány v souvislosti s pracovními pozicemi pro ostatní společnosti ve skupině uvedené v čl. 2.4 těchto Zásad zpracování osobních údajů, vystupuje FIDUROCK jako společný správce ve smyslu čl. 26 GDPR, přičemž vzájemná práva a povinnosti společných správců jsou upravena jejich vzájemnou dohodou.
1. JAKÉ KATEGORIE VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZPRACOVÁVÁME
V rámci výběrového řízení o Vás zpracováváme o Vás tyto kategorie osobních údajů:
1.1 Základní osobní identifikační údaje a adresa
Tato kategorie zahrnuje především údaje, které jsou nezbytné pro výběrové řízení:
jméno a příjmení
adresa trvalého pobytu nebo bydliště
informace o vzdělání a předcházejícím zaměstnání
IČO, DIČ
údaj o členství v profesních komorách
identifikační údaje Vašeho zástupce nebo kontaktní osoby, kterou určíte
další osobní údaje, které se mohou nahodile vyskytovat v životopisech uchazečů o zaměstnání
1.2 Kontaktní údaje
Tato kategorie zahrnuje údaje, které používáme pro komunikaci s Vámi.
kontaktní telefonní číslo
kontaktní e-mailová adresa
1.3 Údaje ukládané v souvislosti s provozováním webu
Tato kategorie zahrnuje údaje, k jejichž zpracovávání dochází v souvislosti s užíváním našich webových stránek:
údaje o aktivitě na stránkách (cookies)
IP adresa a další technické údaje o zařízení, ze kterého jsou stránky prohlíženy
data získaná z analytických nástrojů (např. Google Ads nebo Google Analytics)
Více informací sedočtete v Zásadách používání cookies dostupných na https://fidurock.com/pages/cookie-policy.
1.4 Záznamy CCTV kamer
Pokud budete pozváni na osobní setkání, upozorňujeme Vás, že prostory vedoucí do sídla společnosti FIDUROCK jsou monitorovány kamerovým systémem. Správcem tohoto kamerového systému je správce budovy, v níž sídlíme – společnost FIDUROCK k záznamům přístup nemá a nepodílí se na jejich zpracování.
Bližší informace o zpracování osobních údajů prostřednictvím kamerového systému Vám na vyžádání poskytne správce budovy.
1.5 Psychometrické testování
FIDUROCK může vybrané uchazeče o zaměstnání vyzvat k absolvování psychometrického testování, který slouží podpůrné pro vyhodnocení profesních schopností, dovedností, kompetencí a pracovních předpokladů relevantních pro výkon dané pracovní pozice. Testování se týká pouze omezeného okruhu uchazečů, kteří postoupili do užšího výběru. Nejedná se o psychologické vyšetření ani diagnostiku zdravotního (resp. psychologického) stavu.
1.6 Ostatní údaje objevující se v souvislosti s naší činností
V souvislosti s výběrovým řízením od Vás můžeme nahodile obdržet a zpracovávat další druhy osobních údajů, avšak nelze je předem vymezit. V těchto konkrétních případech Vás budeme informovat individuálně v rozsahu stanoveném články 13 a 14 GDPR.
2. K JAKÝM ÚČELŮM A NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME
Ke každému zpracování Vašich osobních údajů máme platný právní základ (titul) vyhovující požadavkům GDPR, který nás opravňuje Vaše osobní údaje zpracovávat. Osobní údaje vždy zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel, kterým může být:
2.1 Zpracování pro plnění zákonných a smluvních povinností
Zpracování osobních údajů nutných pro plnění zákonných asmluvních povinností je pro naši činnost nezbytné. Bez poskytnutí a zpracovávání osobních údajů k těmto účelům bychom Vás nemohli zařadit do výběrového řízení ani s Vámi v budoucnu uzavřít pracovní smlouvu. Pokud tedy máte o pracovní pozici zájem, budete nám své osobní údaje muset poskytnout. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme mít Váš souhlas. Osobní údaje zpracovávané na základě plnění smlouvy (tj. v rámci výběrového řízení nebo uzavření pracovní smlouvy) a na základě plnění našich zákonných povinností jsou nezbytné pro realizaci příslušného smluvního vztahu nebo splnění povinností uložených nám zákonem. Z toho důvodu nemůžete jejich zpracování odmítnout ani požadovat jejich výmaz. Dokud trvá příslušný právní základ, jsme povinni tyto údaje zpracovávat.
Jedná se zejména o tyto konkrétní účely zpracování:
procesy spojené s Vaší identifikací a kontaktováním pro účely vedení výběrového řízení;
procesy spojené s uzavřením pracovní smlouvy;
plnění našich zákonných účetních a daňových povinností;
předávání Vašich osobních údajů pro vnitřní administrativní účely v rámci naší skupiny společností FIDUROCK – konkrétní právnické osoby, které jsou součástí skupiny společností Vám sdělíme na vyžádání.
Osobní údaje pro tyto dílčí účely zpracováváme pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění konkrétních povinností a po dobu přímo stanovenou právními předpisy nebo nutnou ke splnění příslušné smluvní povinnosti. Poté dotčené osobní údaje vymažeme či anonymizujeme.
2.2 Zpracování k ochraně našich oprávněných zájmů
Osobní údaje zpracováváme také, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů. Vždy před zahájením daného zpracování pečlivě zvažujeme, jestli náš oprávněný zájem převažuje nad Vašimi právy a svobodami. K tomuto zpracování nepotřebujeme Váš souhlas, nicméně máte kdykoli možnost se na nás obrátit a podat proti zpracování Vašich osobních údajů námitku.
Jedná se zejména o tyto konkrétní účely zpracování:
psychometrické testování omezeného okruhu uchazečů, kteří postoupili do užšího výběru v rámci daného výběrového řízení;
prokázání neexistence porušení právních povinností společností FIDUROCK při výběru uchazečů o zaměstnání;
sběr základních síťových identifikátorů návštěvníků webových stránek pro účely technické správy našich webových stránek a diagnostiky technických poruch webových stránek.
2.3 Zpracovávání prováděné s Vašim souhlasem
Některá zpracování Vašich osobních údajů můžeme provádět pouze s Vašim souhlasem. Zpracování těchto údajů nám pomáhá poskytovat Vám lepší služby, avšak bez Vašeho souhlasu jej provádět nebudeme. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat – například dopisem zaslaným na adresu našeho sídla nebo i e-mailem na adresu gdpr@fidurock.com. Pokud tak učiníte, Vaše údaje smažeme nebo anonymizujeme (ledaže bychom je museli dále zpracovávat pro účely plnění našich zákonných či smluvních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů). Odvoláním Vašeho souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním Vašeho souhlasu.
S Vašim souhlasem zpracováváme údaje zejména pro následující účely:
uchovávání osobních údajů dosud nepřijatých uchazečů pro účely budoucího oslovení a
případného pozvání do výběrového řízení;zasílání obchodní sdělení na základě Vašeho výslovného souhlasu, nikoli na základě oprávněného zájmu FIDUROCK. Z odběru obchodních sdělení je možné se snadno odhlásit způsobem v něm uvedeným;
v případě, že máte ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies a vyslovíte s jejich používáním na našich webových stránkách souhlas, zpracováváme o Vás záznamy chování ze souborů cookies umístěných na našich webových stránkách, a to pro účely zajištění lepšího provozu webových stránek a pro další účely podrobně popsané v našich Zásadách používání cookies dostupných na https://fidurock.com/pages/cookie-policy; zpracování údajů z cookies je možné kdykoli zamezit nastavením Vašeho webového prohlížeče.
2.4 Zpracovávání prováděné pro skupinu FIDUROCK
FIDUROCK v postavení společného správce zajišťuje nábor a předvýběr uchazečů pro pracovní pozice ve skupině FIDUROCK, zejména se jedná o společnosti:
FIDUROCK Fund Administration s.r.o., IČO 053 51 561;
FIDUROCK CAPITAL CZ a.s., IČO 039 64 701;
ZLATI GRIC Winery s.r.o., IČO 034 78 891;
DUŠNÍ 3 Concept, s.r.o., IČO 247 94 333; a
beyvak s.r.o., IČO 07366213.
Při zpracování vašich osobních údajů v rámci náborového procesu vystupujeme společně s danou společností jako společní správci podle čl. 26 nařízení GDPR. To znamená, že společně s danou společností určujeme účely a prostředky zpracování Vašich osobních údajů. V rámci zajištění náborových služeb FIDUROCK zveřejňuje pracovní nabídku na webových stránkách, provádí předvýběr vhodných kandidátů a připravuje pracovněprávní dokumentaci pro vybrané uchazeče. Daná společnost, pro kterou nábor zajišťujeme, odpovídá za finální rozhodnutí o Vašem přijetí či nepřijetí, za uzavření pracovní smlouvy a za veškeré zpracování Vašich osobních údajů v rámci případného pracovního poměru.
Vaše osobní údaje jsou zpracovány a předávány na základě právního titulu uvedeného v čl. 2.1 těchto Zásad zpracování osobních údajů.
3. JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME
Vaše osobní údaje zpracováváme vždy pouze po nezbytně nutnou dobu, tedy:
po dobu trvání výběrového řízení;
po dobu 2 let po udělení souhlasu s uložením Vašich osobních údajů v databázi FIDUROCK za účelem případné nabídky vhodné pracovní pozice;
osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (zejména pro marketingové účely) uchováváme po dobu 5 let nebo
do odvolání takového souhlasu;osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi FIDUROCK a Vámi či z obecně závazných právních předpisů, je FIDUROCK povinna zpracovávat a uchovávat bez ohledu na udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi (např. vystavené a obdržené daňové doklady (faktury) archivujeme v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 10 let od jejich vystavení; z důvodu nutnosti doložit orgánům veřejné moci také právní důvod pro vystavení takových faktur archivujeme po dobu 10 let ode dne ukončení také příslušné smlouvy a další dokumenty rozhodné pro stanovení daně);
Dobu zpracování Vašich základních síťových identifikátorů a souborů cookies naleznete v Zásadách používání cookies dostupných na https://fidurock.com/pages/cookie-policy nebo v informacích v Cookies liště.
4. KOMU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVÁME
Při plnění našich smluvních i zákonných povinností, při ochraně našich oprávněných zájmů i při další činnosti související se zpracováním Vašich údajů pravidelně využíváme odborných služeb jiných osob – našich dodavatelů.
Tyto třetí osoby jsou v postavení zpracovatelů Vašich osobních údajů. Na zpracování Vašich údajů se, dle okolností, mohou podílet osoby z následujících kategorií zpracovatelů:
dceřiné a jinak propojené společnosti s FIDUROCK;
poskytovatelé právních služeb;
orgány státního dozoru;
nezávislí externí poradci vázaní mlčenlivostí;
poskytovatelé realitního softwaru a provázaných služeb;
marketingové a analytické společnosti např. pro zasílání obchodních sdělení a zpracování dat pro účely zlepšování Našich webových stránek (např. Google Analytics nebo Google Ads);
dodavatelé poskytující nám účetní a daňové služby;
dodavatelé a správci IT systémů a IT služeb; a
další společnosti ze skupiny FIDUROCK, jejímž je naše společnost členem.
Těmto zpracovatelům předáváme pro výše uvedené účely v nezbytném rozsahu Vaše osobní údaje. Zpracovatelé nejsou oprávněni použít osobní údaje pro své vlastní účely nebo v rozporu s našimi pokyny.
Každého zpracovatele pečlivě vybíráme, abychom zajistili, že Vaše osobní údaje budou u něho v bezpečí. S každým dalším zpracovatelem, kterému předáváme osobní údaje máme též uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů, která v souladu s GDPR obsahuje řadu povinností a záruk zpracovatele k zajištění správného zpracování Vašich osobních údajů. V případě, že by ani náš zpracovatel nedokázal zajistit zpracování pro daný účel sám, a musel by tak Vaše údaje předávat dalšímu zpracovateli, jsou naši zpracovatelé zavázáni zajistit pro Vaše osobní údaje stejnou míru ochrany. Seznam třetích stran v postavení zpracovatelů Vašich osobních údajů Vám poskytneme na žádost.
Osobní údaje pro nás takto zpracovávají jak osoby se sídlem v České republice, tak se sídlem v jiném členském státě Evropské unie. V současné době nedochází k předání Vašich osobních údajů mimo území členských států Evropské unie, pokud by se to mělo v budoucnu změnit, včas Vás o tom informujeme.
Vaše osobní údaje předáváme také orgánům veřejné moci, avšak pouze v případě, že k tomu jsme dle právních předpisů povinni.
5. JAK JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENY
FIDUROCK je povinen technicky a organizačně zabezpečit ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
FIDUROCK přijme taková technická a organizační opatření, která odpovídají míře rizika. Ochrana osobních údajů podléhá interním bezpečnostním předpisům FIDUROCK. K osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby FIDUROCK, popř. osoby uvedené v čl. 4 výše.
6. ODKUD JSME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKALI
Většina osobních údajů, které zpracováváme, pochází přímo do Vás – tedy od subjektů osobních údajů ve smyslu GDPR.
Vždy zjišťujeme, zda k předání Vašich osobních údajů došlo s Vašim souhlasem. Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje nám jsou předávány třetí osobou bez Vašeho souhlasu, laskavě nás v této věci kontaktujte.
V některých případech Vaše osobní údaje pro účely zpracování získáváme také z veřejně dostupných zdrojů nebo si je v těchto zdrojích ověřujeme, jedná se zejména o tyto veřejné zdroje a Vaše osobní údaje v nich obsažené:
veřejné rejstříky a sbírky listin dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů;
insolvenční rejstřík dle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů;
živnostenský rejstřík dle zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů;
katastr nemovitostí dle zákona č. 256/2013 Sb., o katastru nemovitostí (katastrální zákon), ve znění pozdějších předpisů;
evidence a seznam listin o manželském majetkovém režimu a rejstřík zástav dle zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů;
centrální evidence exekucí dle zákona č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád), ve znění pozdějších předpisů; a
registr plátců DPH dle zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.
7. ZVLÁŠTNÍ POSTUPY PŘI ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Při zpracování Vašich údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, profilování ani použití další neobvyklé technologie.
8. VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám přísluší řada práv. Své žádosti v tomto ohledu můžete zasílat například na adresu našeho sídla nebo elektronicky na e-mailovou adresu gdpr@fidurock.com. Berte prosím na vědomí, že máme právo v souvislosti s těmito právy po Vás přiměřeně požadovat doložení Vaší totožnosti – vždy si musíme být jistí, že pokud Vám poskytujeme informace o osobních údajích, jde o údaje týkající se právě a jenom Vaší osoby.
8.1 Právo na přístup k Vašim osobním údajům
Dle článku 15 GDPR máte právo na přístup k osobním údajům, tedy oprávnění:
získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje;
získat od nás informace o (i) účelech zpracování, (ii) kategoriích Vašich dotčených osobních údajů, (iii) příjemcích, kterým Vaše osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, (iv) plánované době po kterou budou Vaše osobní údaje uloženy, (v) existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz osobních údajů, které se Vás týkají nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti takovému zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu (Úřadu pro ochranu osobních údajů), o veškerých dostupných informacích o zdroji Vašich osobních údajů, o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při případném předání údajů mimo EU;
získat od nás bezplatně jednu kopii Vašich osobních údajů v případě, že tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
V případě, že by výkonem Vašeho práva na získání kopie osobních údajů mohlo ve vztahu k některým kategoriím osobních údajů dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, zpravidla nebudeme moci Vaší žádosti v rozsahu těchto kategorií údajů vyhovět.
8.2 Právo na opravu nepřesných či neúplných údajů
Dle článku 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů a na doplnění neúplných osobních údajů, které o Vás zpracováváme. S ohledem na dostupné technické možnosti provedeme opravu bez zbytečného odkladu poté, co nás na nepřesnost či neúplnost upozorníte.
8.3 Právo na výmaz (právo být zapomenut)
Dle článku 17 GDPR máte právo nás požádat o výmaz Vašich osobních údajů. Máme nastaveny pravidelné postupy pro zajištění anonymizace či výmaz osobních údajů pro případ, že již nejsou zapotřebí k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se přesto domníváte, že jsme některé Vaše osobní údaje včas nevymazali, můžete si o výmaz zažádat. Můžete tak učinit zejména v případě, kdy odvoláte Váš souhlas se zpracováním a tento souhlas byl jediným našim právním základem pro zpracování údajů. Žádosti o smazání údajů nebudeme muset vyhovět, pokud k dalšímu zpracování budeme mít oprávněný důvod (např. jiný titul než Váš souhlas), slučitelný s GDPR.
8.4 Právo na omezení zpracování
Dle článku 18 GDPR máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, pokud budete popírat jejich přesnost, oprávněnost důvodů, na jejichž základě údaje zpracováváme, nebo pokud podáte námitku proti zpracování údajů.
8.5 Právo na informaci o příjemcích osobních údajů
Dle článku 19 GDPR máme povinnost v případě oprav, výmazu nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů oznámit tuto skutečnost také všem příjemcům Vašich osobních údajů – tedy všem osobám, kterým jsme Vaše osobní údaje zpřístupnili. V souvislosti s tím máte právo po Nás požadovat informaci o těchto příjemcích.
8.6 Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle článku 20 GDPR máte právo vyžádat si od Nás Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli v souvislosti se smlouvou nebo na základě Vašeho souhlasu a které se zpracovávají automatizovaně. Údaje Vám pak poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Dále máte také právo žádat Nás o předání těchto údajů jinému správci. Této žádosti nebude moci vyhovět, pokud by výkonem Vašeho práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob.
8.7 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle článku 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud neprokážeme, že skutečně máme závažný oprávněný důvod pro zpracování Vašich osobních údajů, který převazuje nad Vašimi právy a svobodami, pak zpracování Vašich údajů bez zbytečného odkladu ukončíme.
8.8 Právo nebýt subjektem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování
Dle článku 22 GDPR máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotklo. V této souvislosti Vás informujeme, že neprovádíme žádné automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky nebo obdobnými důsledky pro Vás. Pokud byste se přesto domnívali, že tímto způsobem Vaše osobní údaje zpracováváte, informujte nás o tom.
8.9 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pokud se budete domnívat, že zpracováním Vašich údajů z naší strany bylo porušeno GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (https://uoou.gov.cz/).
8.10 Právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat
Máte právo svůj souhlas kdykoli dovolat, je-li zpracování osobních údajů založeno právě na něm.